Allwaysfit hecht veel waarde aan de bescherming van uw (bijzondere) persoonsgegevens. In dit “Privacy beleid document” willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw (bijzondere) persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. AllwaysFit lifestyle studio houdt zich in alle gevallen aan het Medisch Beroepsgeheim (bij fysiotherapie) ook zijn wij gehouden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG 2018), voorheen Wet Bescherming Persoonsgegevens.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en persoonsgegevens zijn beschreven in dit document
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
• Vragen om uw expliciete toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens
• Passende technische- en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Allwaysfit zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van dit “Privacy beleid document”, of in algemenere zin, vragen heeft hierover kan dit via de contactgegevens onderaan dit document of via onze trainers.

Verwerking van persoonsgegevens van patiënten/klanten

Persoonsgegevens van onze klanten worden door Allwaysfit verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• De juiste trainingen/begeleiding te kunnen geven, inzichtelijk voor alle trainers die de klant trainen/begeleiden.
• Voortgangsdocumentatie of de gestelde doelen behaald worden.
• Financiële afhandeling.
• Het telefonisch en/of digitaal maken/muteren van trainings/coachings afspraken.
• Overleg met trainers over de coaching/begeleiding.

Indien fysiotherapie toegepast wordt:

• Dossiermatige verwerking van het zorgverleningsproces.
• Administratieve controle van het verzekeringsrecht en de financiële afhandeling.
• Het telefonisch en/of digitaal maken/muteren van behandelafspraken.
• Overleg over het zorgproces met gerelateerde zorgprofessionals.
• Rapportage van het behandelverloop naar uw (huis)arts.
• Klanttevredenheidsonderzoek over de verleende zorg.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Uw expliciete toestemming, indien noodzakelijk, tot het gebruik van uw gegevens voor bovengenoemde doelen.
• De ‘Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst’ (WGBO) verplicht de zorgverlener de patiënt te controleren op identiteit en deze vast te leggen binnen het elektronisch patiënten dossier (EPD).

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Allwaysfit de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam, voorletters
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adres en woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geslacht
• Geboortedatum
• (BSN alleen bij Fysiotherapie)
• Zorgverzekeraar en verzekeringsnummer (alleen bij fysiotherapie)
• Legitimatie (paspoort, rijbewijs, ID kaart of Nederlands Vreemdelingendocument)
• Huisarts en eventuele andere verwijzer (alleen bij fysiotherapie).

Bijzondere persoonsgegevens

Naast deze persoonsgegevens worden er ten behoeve van het in kaart brengen van uw hulpvraag/gezondheidsprobleem voor het begeleidingsproces tevens (bijzondere) persoonsgegevens van u gevraagd en opgeslagen binnen het klantendossier.

Bijzondere persoonsgegevens zijn:

• Medische historie
• Huidige gezondheidssituatie
• Hulpvraag/doel
• Onderzoeksbevindingen
• Beloop/voortgang

Uw persoonsgegevens worden door Allwaysfit opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Na opzegging lidmaatschap en volledige afhandeling worden deze verwijdert.
• Wettelijke medisch dossier bewaarplicht >15 jaar (bij fysiotherapie).

Bewaartermijn

Allwaysfit bewaart persoonsgegevens niet langer dan wettelijk noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Na beëindiging lidmaatschap worden deze verwijdert uit het klantendossier. De Wettelijke medisch dossier bewaarplicht is >15 jaar.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen  genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

• Alle medewerkers die namens Allwaysfit van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan het geheimhoudingsplicht.
• We hanteren een gebruikersnaam en een wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• Uw persoonsgegevens worden verwerkt binnen Virtuagym, op een beveiligde server welke zich in in Ierland bij Amazon Web Service bevindt.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Alle medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en hebben voor geheimhouding getekend.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de (bijzondere) persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons aan uzelf te laten overdragen.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u ook altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw (bijzondere) persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Binnen Allwaysfit is er een Functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld om uw vragen te kunnen beantwoorden.

Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Verstrekking aan derden

De (bijzondere) persoonsgegevens die u aan ons verstrekt worden niet aan derden verstrekt zonder uw expliciete toestemming. Uitsluitend ten behoeve van eerder beschreven doelstellingen kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan derde partijen.

Deze derde partijen zijn:

1. Virtuagym als electronisch klantendossier en financiele afhandeling.
2. BENFIT voor voedingscoaching
3. Fittergy sportvasten voor het maken van protocollen
4. Zorgmail voor de digitale verslaglegging naar uw (huis-)arts (bij fysiotherapie)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen (bijzondere) persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU!

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy beleid nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

085-077-07-07
studio@allwaysfit.nl